اولويت بندي چهارگانه كارها را بياموزيم

در نخستين يادداشت درباره اهميت و چگونگي برنامه ريزي، به بيان برخي شاخص هاي عمده براي رسيدن به «مديريت زمان» به عنوان دومين گام براي دستيابي به موفقيت پرداختيم.

کد خبر: ۲۰۶۳۵

تاریخ: ۰۷ اسفند ۱۳۸۹ - ۰۰:۵۱

*دكتر مجيد ابهري
اين مبحث را با تشريح اهميت «تعيين فعاليتها و اولويتها» پي مي گيريم. همه ما در طول هفته به فعاليتهاي متعددي دست مي زنيم كه از نظر ميزان اهميتي كه دارند با هم متفاوت هستند، برخي از اين كارها مستقيم و برخي هم به طور غيرمستقيم در نيل به اهداف مؤثر مي باشند و بعضي ديگر هيچ گونه ارتباطي با هدفهاي ما ندارند، يعني فقط براي اينكه كاري بكنيم، آنها را انجام داده ايم.
بنابراين دومين قدم در مديريت زمان تعيين و تعريف فعاليتها و اقدامها براي رسيدن به اهداف تعيين شده و اولويت بندي آنها براساس تقدم زماني و ضرورت و اهميت هر كدام از آنهاست. براي اينكه بهتر بتوانيم كارها و فعاليتهاي خود را اولويت بندي كنيم، پيشنهاد مي كنم آنها را به چهار دسته تقسيم بندي نماييم.
اولويت بندي كارها:
1- كارهايي كه با اهميت و اضطراري هستند: در اين طبقه كارهايي قرار مي گيرند كه هم نيازمند يك اقدام فوري هستند و هم داراي نتايج حائز اهميتي مي باشند. بحران ها و مشكلات شخصي و خانوادگي از اين طبقه هستند، با كارهايي كه در اين دسته قرار مي گيرند مجبوريم كنار بياييم و گرنه عوارض آنها گريبان ما را مي گيرد.
البته بايد توجه جدي داشته باشيم كه نبايد بگذاريم همه همت و تلاش ما صرف اين گونه امور شوند وگرنه هر روز با بحران جديدي روبه رو خواهيم شد و ديگر فرصتي براي ساير كارها باقي نمي ماند. بيماري ناگهاني يكي از اعضاي خانواده، تغيير ناگهاني امتحان پايان سال و ترم و تصادف هاي خودرو، از اين دسته هستند.
2- كارهايي كه فوري و اضطراري نيستند، اما مهم هستند: فعاليت و كارهايي كه در اين طبقه قرار مي گيرند به هدفها، رسالت و نقش هاي زندگي مربوط مي شوند، اما مجبور نيستيم همين حالاو با فوريت آنها را انجام دهيم و مي توانيم آنها را به زمان ديگري موكول كنيم، اما در هر حال لازم است آنها را انجام دهيم، ياد گرفتن كار با رايانه، رفتن به يك رستوران يا سينما با همسر خود، خريد لباس يا كتاب غيردرسي و از اين قبيل امور.
3- كارهايي كه فوري و اضطراري هستند، اما مهم نيستند: اين قبيل امور فوري و اضطراري هستند، اما مهم نيستند و محتواي اين قسمت مورد علاقه ديگران است و بيشتر خوشايند آنان، اما نكته مهم در اينجاست كه اين امور نه تنها مهم نيستند، بلكه هيچ گونه ارتباطي با اهداف ما ندارند و حتي بعضي وقتها مانعي بر سر اهداف ما خواهند بود. دوستي زنگ مي زند يا پيامك مي دهد كه همين حالا در پارك فلان منتظر تو هستم، دوست ديگري براي خريد لباس عروسي يا دامادي نياز به همراهي دارد و از اين قبيل.
4- كارهايي كه نه اضطراري و فوري هستند و نه مهم: در اين طبقه بيشتر كارهايي قرار مي گيرند كه انجام دادن يا ندادن آنها چه حالا و چه در وقت ديگر تفاوتي ندارد و هيچ گونه سود و زياني به حال ما و اهداف ما و رسالتهاي ما در زندگي ندارد و بيشتر باعث اتلاف وقت مي شوند.
مثل اصرار به ديدن فلان سريال، اصرار بر حضور در ورزشگاه براي ديدن مسابقه فلان تيم، وقت گذراني و پاساژگردي با دوستان يا به تنهايي و از اين امور.
عزيزان من، انسانهاي موفق هيچ گاه اجازه نمي دهند وقت و عمر عزيزشان صرف امور مربوط به قسمت هاي سوم و چهارم شود و يا حداقل وقت بسيار كمي را صرف اين امور مي كنند و چنين انسانهايي سعي مي كنند وقت مفيدشان را بين فعاليتهاي قسمت اول و دوم به صورت متناسب و با توجه به هدفهايشان صرف كنند. ما بايد تلاش كنيم كه همه وقت خود را صرف فعاليتهاي قسمت اول كنيم، بلكه بايد در راستاي اهدافمان به فعاليت قسمت دوم نيز بپردازيم.
به ياد داشته باشيم كه اگر اهداف و آرمان مشخصي در زندگي نداشته باشيم به آساني در دام امور اضطراري گرفتار مي شويم و به يك انسان شرطي، واكنشي و غيرمؤثر مبدل خواهيم شد كه فقط در مقابل امور اضطراري و مهم واكنش نشان مي دهد و نسبت به امور مهم، اما غيراضطراري بي تفاوت خواهد بود، اين چنين انساني نه تنها انسان كامل و موفقي نيست، بلكه از مواهب زندگي نيز بي بهره خواهد بود.
خواننده عزيز، حالا در بخش دوم ليستي از دسته بندي كارهاي هفته آينده خود براساس درجه بندي ياد شده تهيه كنيد و يا همين ليست ها را در مورد كارهاي هفته گذشته انجام دهيد تا ببينيد چقدر از عمر را تلف كرده يا درست حركت كرده ايد؟
3- رعايت اولويتها: سومين قدم براي مديريت بر زمان، رعايت اولويتها است، يعني چگونگي اختصاص وقت به اولويتهاي زندگي خود را مشخص كنيم. براي اين كار ساعاتي را كه در روز و هفته يا ماه در اختيار داريم، تعيين كرده و ابتدا كارهاي مهم و فوري (كارهاي مربوط به قسمت اول) را در بهترين زمانهاي موجود انجام داده و سپس وقت مناسبي را براي كارهاي مربوط به قسمت دوم اختصاص دهيم، چنانچه وقتي باقي ماند به قسمت سوم نيز وقت بدهيم و از زمان هاي مازاد براي كارهاي قسمت چهارم اختصاص دهيم يا اصلاً وقتي به آنها اختصاص ندهيم.