نرم افزار بایگانی اسناد چیست و چرا سازمان‌ها به آن نیاز دارند؟

کد خبر: ۸۸۵۸۴۸

تاریخ: ۳۰ شهريور ۱۴۰۴ - ۱۳:۲۹

نرم افزار بایگانی نقش مهمی در کمک به سازمان‌ها برای ذخیره، مدیریت و بازیابی ایمن اسناد دیجیتال ایفا می‌کند. اگر به‌دنبال نگهداری سوابق شرکتی، حفاظت از قراردادها یا ذخیره بایگانی‌های حساس و محرمانه خود هستید، یک نرم افزار بایگانی اسناد به شما کمک می‌کند تا از این دارایی‌ها به‌خوبی محافظت کنید. اما نرم افزار بایگانی چیزی بیش از منبع ذخیره‌سازی اسناد است؛ این نرم افزار برای سازماندهی هوشمند، دسترسی ایمن و بهبود بهره‌وری ساخته شده است. در این نوشته، به‌طور کامل در مورد سیستم بایگانی و اهمیت آن برای سازمان‌های امروزی صحبت می‌کنیم.

نرم افزار بایگانی اسناد چیست؟

نرم افزار بایگانی (Archiving Software) به هر سیستم یا فناوری گفته می‌شود که برای ذخیره، مدیریت و بازیابی اسناد استفاده می‌شود. شما به‌جای نگهداری و پردازش پرونده‌ها در قفسه‌های بایگانی، از یک نرم افزار استفاده می‌کنید. برخی از سیستم‌ها در یک قالب فایل خاص مانند ایمیل‌ها، پیام‌های شبکه‌های اجتماعی یا پیام‌های متنی کاربرد دارند. برخی دیگر به‌عنوان یک نرم افزار بایگانی اطلاعات سازمانی عمل می‌کنند و قادر به ذخیره داده‌ها در هر فرمتی هستند.

شما تنها با چند کلیک می‌توانید به سند مورد نیاز خود در پایگاه داده نرم افزار دسترسی داشته باشید و نیازی نیست زمان زیادی را در کمدها و قفسه‌های بایگانی و در میان انبوهی از زونکن ها و کاغذها سپری کنید. سیستم بایگانی اسناد با صرفه‌جویی در زمان و افزایش بهره‌وری، مزیت رقابتی قابل توجهی به شما می‌دهد.

اهمیت استفاده از نرم افزار بایگانی اسناد

در بیشتر سازمان‌ها، بایگانی حاوی دهه‌ها دارایی معنوی، سوابق مشتری و داده‌های عملیاتی حساس هستند. از دست دادن یا مدیریت نادرست این اطلاعات می‌تواند منجر به نقض انطباق، ضرر مالی و آسیب به اعتبار شرکت شود؛ بنابراین داشتن یک نرم افزار پیشرفته می‌تواند اهمیت زیادی داشته باشد. با نرم افزار بایگانی می‌توانید موارد زیر را به دست آورید:

امنیت و انطباق داده‌ها:
فایل‌های حساس به‌طور ایمن و مطابق با مقررات صنعتی که شرکت در آن فعال است، ذخیره می‌شوند.

بهینه سازی ذخیره سازی:
با انتقال فایل‌های غیرفعال به بایگانی، فضای سیستم‌های کامپیوتری آزاد می‌شود.

بازیابی سریع:
یافتن و دسترسی به اسناد در یک نرم افزار واحد با کلمات کلیدی، شماره و سایر برچسب‌ها آسان می‌شود.

بازیابی پس از سانحه:
از اسناد مهم و حساس در برابر حذف تصادفی، دستکاری غیرمجاز، آتش سوزی، رطوبت و غیره محافظت می‌کند.

افزایش بهره‌وری:
بی‌نظمی را کاهش می‌دهد و به کارکنان کمک می‌کند تا روی کارهای اصلی خود به‌جای گشتن در فایل‌های کاغذی تمرکز کنند.

مقیاس‌پذیر بودن:
از حجم اسناد در حال رشد پشتیبانی می‌کند امکان ذخیره سازی و نگهداری در بلندمدت را فراهم می‌کند.

ویژگی‌های مهم نرم افزار بایگانی اسناد

نرم افزار بایگانی چندین ویژگی مهم دارد که آن را به ابزاری ضروری برای مدیریت مجموعه داده‌های بزرگ در یک سازمان تبدیل می‌کند. این ویژگی‌ها می‌تواند کارایی، امنیت و طول عمر داده‌های بایگانی شده را تضمین کند. در ادامه به قابلیت‌های مهم این سیستم اشاره می‌کنیم:

فشرده‌سازی داده‌ها

با فشرده‌سازی فایل‌ها با حجم زیاد، فضای ذخیره‌سازی را کاهش می‌دهد. در عین حفظ یکپارچگی داده‌ها، در فضا نیز صرفه‌جویی می‌کند. برای مثال، یک شرکت حقوقی ممکن است از نرم افزار بایگانی برای فشرده‌سازی اسناد حقوقی خود استفاده کند و هزینه‌های ذخیره‌سازی را کاهش دهد.

برچسب‌گذاری فراداده

به سازماندهی و طبقه‌بندی فایل‌های بایگانی شده برای جستجو و بازیابی آسان کمک می‌کند. همچنین امکان جستجوی کلمات کلیدی در حجم زیادی از داده‌ها را فراهم می‌کند. برای مثال، یک بیمارستان از فراداده برای برچسب‌گذاری سوابق بیمار استفاده می‌کند و به کادر پزشکی اجازه می‌دهد تا به سرعت فایل‌ها را بر اساس نام، تاریخ یا وضعیت پزشکی بیمار جستجو و بازیابی کنند.

امنیت و رمزگذاری

داده‌های بایگانی شده را برای محافظت از اطلاعات حساس رمزگذاری می‌کند. از طرفی، این تضمین را می‌دهد که از مقررات حفاظت از داده‌ها پیروی می‌شود. برای مثال، موسسات مالی از رمزگذاری در نرم افزار بایگانی برای محافظت از اطلاعات مشتری و رعایت مقررات سختگیرانه حفظ حریم خصوصی داده‌ها استفاده می‌کنند.

خودکارسازی بایگانی

سیستم بایگانی یک فرآیند اتوماسیون اداری برای بایگانی داده‌ها بر اساس قوانین از پیش تعریف شده است. این موضوع کارهای دستی را کاهش می‌دهد. برای مثال، یک شرکت تجارت الکترونیک به‌طور خودکار اطلاعات مربوط به خرید مشتری را پس از یک سال بایگانی می‌کند. همچنین این داده‌ها در دسترس باقی می‌مانند تا تیم پشتیبانی برای خدمات پس از فروش یا تیم بازاریابی برای برگزاری کمپین مارکتینگ دوباره از آنها استفاده کنند.

قابلیت جستجو داده‌ها

قابلیت‌های جستجوی پیشرفته را برای بازیابی سریع و دقیق فایل‌های بایگانی شده فراهم می‌کند. این موضوع به کاربران اجازه می‌دهد بدون نیاز به بازیابی اطلاعات از نسخه پشتیبان، به داده‌ها دسترسی داشته باشند. برای مثال، یک سازمان تحقیقاتی، داده‌های علمی یک سال اخیر خود را در یک نرم افزار بایگانی ذخیره می‌کند و از ویژگی‌های جستجو برای یافتن اطلاعاتی استفاده می‌کند که برای مطالعات در حال انجام مورد نیاز است.

ادغام با نرم افزارهای دیگر

سیستم بایگانی می‌تواند با سیستم‌های مختلف سازمانی مانند CRM، ERP، پلتفرم‌های ایمیل و سرورهای فایلینگ ادغام شود. این موضوع فرآیند بایگانی اسناد را به گردش کار روزانه سازمان اضافه می‌کند تا سرعت انجام کارها و دسترسی به داده‌ها افزایش یابد. برای مثال، تیم فروش در یک شرکت بزرگ، نرم افزار بایگانی را با سیستم CRM ادغام می‌کند تا از مشخصات و تراکنش‌های مشتری که در بایگانی قرار دارد برای ارتباط با آنها استفاده کند.

آنالیز و گزارش گیری

نرم افزار بایگانی شامل ویژگی‌های گزارش‌دهی و تجزیه‌و‌تحلیل است که به شما اجازه می‌دهد روند پردازش و بازیابی اسناد را مدیریت کنید. از طرفی، این نرم افزار امکان ارائه گزارش برای حسابرسی، الزامات قانونی یا غیره را نیز دارد. برای مثال، یک فروشگاه زنجیره‌ای از داشبورد آنالیز نرم افزار برای نظارت بر میزان فروش ماهانه براساس تراکنش مشتریان استفاد می‌کند.

انواع نرم افزار بایگانی اسناد

نرم افزار بایگانی می‌تواند از نظر استقرار و قابلیت‌های خود متفاوت باشد و راه‌حل‌های متناسب با نیازهای مختلف ارائه دهد. انواع اصلی نرم افزار بایگانی عبارتند از:

نرم افزار بایگانی درون سازمانی

نصب و نگهداری روی سرورها یا زیرساخت‌های خود سازمان انجام می‌شود. گرچه هزینه‌ای برای خرید سرور نیاز هست، اما این روش کنترل بیشتری بر فرآیند بایگانی، امنیت و ذخیره‌سازی داده‌ها فراهم می‌کند.

نرم افزار بایگانی ابری

روی فناوری ابری (Cloud) میزبانی می‌شود و انعطاف‌پذیری بالایی دارد. به این صورت که دسترسی از راه دور به اسناد بایگانی شده را از هر مکانی برای کاربران فراهم می‌کند. همچنین مقیاس‌پذیری بالایی دارد و نیازی به هزینه اضافی برای خرید تجهیزات (سرور در محل) ندارد.

نرم افزار بایگانی ترکیبی

ترکیبی از ذخیره‌سازی در محل و مبتنی بر ابر است که انعطاف‌پذیری بیشتری را به کسب‌و‌کارها می‌دهد. این روش اغلب توسط سازمان‌هایی استفاده می‌شود که هم می‌خواهند امنیت داده‌های خود را بالا ببرند و هم از انعطاف‌پذیری فناوری ابری استفاده کنند.

کاربردهای نرم افزار بایگانی اسناد

نرم افزارهای بایگانی در صنایع مختلف برای کمک به سازمان‌ها در مدیریت، ذخیره و بازیابی کارآمد اسناد مورد استفاده قرار می‌گیرند؛ اما اگر می‌پرسید کدام سازمان‌ها بیشتر استفاده از این نرم افزار را می‌برند، باید به موارد زیر اشاره کنیم:

خدمات مالی: مؤسسات مالی، شرکت‌های حسابداری و سایر مشاغلی که با داده‌های مالی حساس سروکار دارند، از نرم افزار برای ذخیره ایمن سوابق مالی مانند تاریخچه تراکنش‌ها، پرونده‌های مالیاتی و امور حسابرسی استفاده می‌کنند.

مراقبت‌های درمانی: ارائه‌دهندگان خدمات بهداشتی از سیستم بایگانی برای ذخیره سوابق بیمار مانند اسناد پزشکی، نتایج آزمایشگاهی و اطلاعات مربوط به تجویز دارو استفاده می‌کنند.

رسانه و سرگرمی: شرکت‌های رسانه‌ای، استودیوهای فیلم و تولیدکنندگان محتوا از نرم افزار بایگانی برای ذخیره و سازماندهی مجموعه‌های بزرگی از محتوای دیجیتال مانند ویدیوها، فایل‌های صوتی، تصاویر و اسناد متنی استفاده می‌کنند.

مراکز آموزشی: دانشگاه‌ها، مدارس، موسسات تحقیقاتی و ناشران دانشگاهی از نرم افزار برای ذخیره اطلاعات مربوط به دانشجویان، اساتید، پرسنل، تحقیقات علمی، مقالات دانشگاهی و غیره استفاده می‌کنند.

بخش حقوقی: شرکت‌های حقوقی از پلتفرم‌های بایگانی برای مدیریت قراردادها، پرونده‌ها و اسناد محرمانه استفاده می‌کنند. این موضوع ذخیره‌سازی ایمن، بازیابی سریع، رعایت سیاست‌های نگهداری و بهره‌وری را فراهم می‌کند.

سازمان‌های دولتی: دفاتر دولتی برای ایمن کردن سوابق، سیاست‌ها و اطلاعات شهروندان به نرم افزار بایگانی متکی هستند. این نرم افزار شفافیت، انطباق با قوانین را تضمین می‌کند و دسترسی سریع به اسناد را در صورت نیاز تسهیل می‌کند.

منابع انسانی: کسب‌وکارها سوابق کارکنان، قراردادها و داده‌های سازمانی را بایگانی می‌کنند. نرم افزار می‌تواند مدیریت منابع انسانی سازمان را ساده کرده و دسترسی سریع به اسناد ضروری را در زمان نیاز فراهم کند.

تولید و مهندسی: شرکت‌های تولیدی و مهندسی اغلب با طرح‌ها، نقشه‌های فنی و اسناد مربوط به چرخه عمر محصول سروکار دارند. داشتن سیستم بایگانی مناسب برای حفاظت از مالکیت معنوی و ذخیره اسناد مهم ضروری است.

نحوه انتخاب بهترین نرم افزار بایگانی اسناد

انتخاب نرم افزار مناسب تصمیمی حیاتی است که می‌تواند بر مدیریت داده‌ها، انطباق با قوانین و بهره‌وری کلی عملیاتی شما تأثیر بگذارد. با وجود گزینه‌های فراوان، کسب‌وکارها باید عوامل مختلفی را در نظر بگیرند تا مطمئن شوند نرم افزاری را انتخاب می‌کنند که با نیازهای منحصر‌به‌فردشان همسو باشد. در ادامه به شما در انتخاب سیستم بایگانی مناسب کمک می‌کنیم:

1- ارزیابی نیازهای سازمان

حجم داده‌هایی را که سازمان شما تولید می‌کند و نیاز به بایگانی دارد، ارزیابی کنید. این کار ظرفیت ذخیره‌سازی مورد نیاز را تعیین می‌کند. ممکن است شما هر ماه یک گیگابایت سند تولید کنید، پس نرم افزار باید ظرفیت این حجم را داشته باشد.

انواع اسنادی که شرکت شما با آن سروکار دارد، مانند سوابق مالی، فرم‌ها، فاکتورها، مدارک پرسنلی، عکس‌ها و غیره را مشخص کنید تا ببینید کدام نرم افزارها می‌توانند چه فرمت اسنادی را پشتیبانی کنند.

بررسی کنید که آیا باید نرم افزار در محل استقرار پیدا کند یا از فناوری ابری استفاده خواهید کرد. در چنین شرایطی، اگر با اسناد حساس سروکار دارید و بودجه کافی دارید، نرم افزار بایگانی در محل را انتخاب کنید.

۲- ارزیابی ویژگی‌های کلیدی

نرم افزاری را انتخاب کنید که بتواند با سازمان شما رشد کند و حجم داده‌های فزاینده را بدون به خطر انداختن عملکرد مدیریت کند؛ بنابراین نرم افزار باید مقیاس‌پذیری بالایی داشته باشد و باید بتواند به نیازهای شما در طول زمان پاسخ دهد.

به‌دنبال قابلیت‌های جستجوی قوی از جمله فیلترهای پیشرفته، برچسب‌گذاری ابرداده و تنوع گسترده در انواع جستجوی باشید. این ویژگی‌ها به شما کمک می‌کنند تا فایل مورد نظرتان را خیلی سریع و ساده پیدا کنید.

مطمئن شوید که نرم افزار به‌طور یکپارچه با اکوسیستم فناوری اطلاعات فعلی سازمان شما از جمله سرورهای ایمیلی، سیستم‌های مدیریت محتوا، سیستم‌های ارتباط با مشتری و پلتفرم‌های ابری ادغام می‌شود.

3- در نظر گرفتن هزینه

هزینه اولیه در خرید نرم افزار از جمله هزینه‌های مربوط به مجوز، سخت‌افزار (در صورت درون سازمانی) و هزینه‌های راه‌اندازی را ارزیابی کنید. انواع نرم افزار بایگانی را از نظر هزینه اولیه و بلند مدت بررسی کنید.

هزینه‌های جاری برای به‌روزرسانی‌ها، نگهداری و پشتیبانی را در نظر بگیرید. همچنین پیش‌بینی هزینه‌های بعدی برای تمدید، استفاده از ویژگی‌های خاص نرم افزار و ارتقا در آینده را در نیز لحاظ کنید.

4- اعتبار و پشتیبانی ارائه‌دهنده

شرکت‌های عرضه‌کننده سیستم بایگانی را از نظر سابقه فعالیت، اعتبار و نظرات مشتریان قبلی بررسی کنید. شرکتی را پیدا کنید که نیازهای خاص صنعت شما را با ارائه یک نرم افزار تخصصی برآورده می‌کند.

کیفیت پشتیبانی از مشتری مانند زمان پاسخ‌گویی (ساعت اداری یا 24 ساعته) و تخصصی را بررسی کنید. همچنین ببینید از چه روش‌هایی می‌توانید با شرکت ارتباط بگیرید (تیکت کاربری، چت آنلاین، شماره تماس و غیره).

بسیاری از شرکت‌های عرضه‌کننده خدمات نرم افزاری، نسخه‌های آزمایشی رایگان یا نمایش (دمو) محصول را در اختیار مشتریان خود قرار می‌دهند. این ویژگی به شما کمک می‌کند تا قبل از خرید نرم افزار، آن را تست کنید.

کلام آخر

نرم افزار بایگانی اسناد به ابزاری ضروری برای کسب‌وکارها و سازمان‌ها در صنایع مختلف تبدیل شده است که امکان مدیریت کارآمد داده‌ها، رعایت مقررات و حفظ طولانی‌مدت اطلاعات را فراهم می‌کند. با گسترش چشم‌انداز دیجیتال، حجم و پیچیدگی داده‌ها، این نرم افزار فرصت‌ها و مزیت‌های بسیاری را در اختیارتان قرار می‌دهد. سیستم بایگانی یک راه‌حل قدرتمند برای سازماندهی، ذخیره، بازیابی و ایمن‌سازی مؤثر اطلاعات است که شکاف موجود در مدیریت اسناد به روش سنتی را پر می‌کند.