وقتی بحث تقویم مطرح می‌شود، اولویت‌ها به‌یاد می‌آیند. بعضی افراد به دستورالعمل‌های کاغذی وابسته‌اند و برخی دیگر به تقویم‌های بزرگ دیواری عادت دارند و برخی هم نمی‌توانند بدون اپلیکیشن تقویم آنلاین زندگی کنند. تا وقتی فعالیت منظم و سودمندی داشته باشید، استفاده از تقویم مفید است. معمولا دلیل استفاده از تقویم، حس خوبی است که منتقل می‌کند؛ اما بعضی تقویم‌ها به‌دلیل گزینه‌های زیاد، کاربر را گیج می‌کنند. برای مثال، قرار ملاقاتی در برنامه‌ی کاربر وجود دارد و به‌صورت خودکار قرار دیگری به تقویم آنلاین او اضافه می‌شود و کاربر را گیج می‌کند.
برای مدیریت حرفه‌ای تقویم، برنامه‌ریزی‌های خود را فقط براساس تقویم انجام دهید؛ درنتیجه همه‌چیز سر جای خود قرار خواهد گرفت. همین موضوع برای کل ابزارهای بهره‌وری صدق می‌کند. کمتر، بهینه‌تر است. برای مثال، فقط می‌توانید از Google Calendar و ابزار مدیریت وظیفه مثل Wunderlist و دفتر یادداشتی مثل Moleskine استفاده کنید.
جان رمپتون می‌گوید هرشب قبل از خواب، ایده‌ی واضحی از کارهای فردای خود دارد. همچنین، درکی کلی از کارهای هفته یا ماه یا سال آینده دارد. او از تقویم آنلاین برای تنظیم برنامه‌های روزمره‌ی خود استفاده می‌کند. رمپتون در تقویمش بازه‌های زمانی مشخصی برای هرکدام از فعالیت‌ها در نظر گرفته است. بدین‌صورت نظم تقویم حفظ می‌شود و جلسه‌ها و وظایف با یکدیگر تداخل پیدا نمی‌کنند. پیش‌رفتن براساس برنامه، بهره‌وری را هم افزایش می‌دهد.
تابه‌حال، چند مرتبه مجبور شدید کار خود را در میانه رها کنید، تنها به این دلیل که باید به جلسه می‌رفتید یا به ایمیل پاسخ می‌دادید؟ این وقفه‌ها مانع بهره‌وری می‌شوند؛ به‌همین‌دلیل پس از ایجاد وقفه، معمولا به ۲۵ دقیقه زمان لازم دارید تا بتوانید وظایف خود را از سر بگیرید.
برای اطمینان از پیشرفت در مسیر، سعی کنید از چندوظیفگی اجتناب کنید و وظایف را بدین‌ترتیب انجام دهید:
هنگام زمان‌بندی جلسه‌ها، زمان پیش‌فرض تقویم آنلاین همیشه یک ساعت است. البته، برای تمام جلسه‌ها لازم نیست یک ساعت وقت بگذارید. برای مثال، ۱۰ دقیقه تماس تلفنی برای جلسه‌ی معرفی کافی است. با اختصاص این زمان، حتی اگر احساس کردید جلسه به سودتان نیست، تنها ۱۰ دقیقه از زمان خود را از دست داده‌اید.
در صورت داشتن شناخت از مخاطب، ۴۵ دقیقه زمان برای جلسه و ۱۵ دقیقه هم برای گفت‌وگویی در کافی‌شاپ در نظر بگیرید. اگر می‌خواهید مشاوره بدهید، مکالمه را به ۱۰ تا ۱۵ دقیقه محدود کنید. برای نشست‌های هفتگی کارکنان هم ۲۰ تا ۳۰ دقیقه کافی است. تمام جلسه‌ها به زمان یکسانی نیاز ندارند. قبل از تنظیم جلسه، محدوده‌ی زمانی ایده‌آل را تنظیم کنید.
در برنامه‌ریزی جلسه‌ها، از قرار ملاقات‌های متوالی اجتناب کنید. در‌این‌صورت، احتمال دیررسیدن به جلسه‌ی دوم کمتر خواهد بود؛ زیرا معمولا بعضی جلسه‌ها بیشتر از حدمعمول طول می‌کشند و باید چند دقیقه را صرف آماده‌سازی کنید یا ممکن است در ترافیک بمانید.
معمولا ۱۵ دقیقه زمان خالی بین جلسه‌ها در نظر بگیرید. اگر می‌خواهید به‌جای دورتری بروید، ۳۰ دقیقه در نظر بگیرید. با این کار تمرکز شما حفظ می‌شود و هرگز دیر به قرار ملاقات نمی‌رسید.
بی‌نظمی باعث می‌شود کنترل خود بر تقویم را از دست بدهید. بی‌نظمی در تقویم را می‌توان به این موارد خلاصه کرد:
چند دقیقه وقت بگذارید و تقویم خود را منظم کنید. در چنین شرایطی، مدیریت تقویم ساده‌تر خواهد بود.
اگر همیشه به تمام درخواست‌ها و اشخاص «بله» بگویید، تقویم پر از وظایف و رویدادهایی می‌شود که به شما تعلق ندارند. درواقع، به‌جای اینکه برای خودتان وقت بگذارید، مجبور می‌شوید به دیگران در تکمیل وظایفشان کمک کنید. به‌جای اینکه آخر هفته‌ها بتوانید به پیاده‌روی یا کلاس آشپزی دلخواهتان بروید، مجبور می‌شوید به جلسات ناخواسته بروید. البته، نه‌گفتن به این معنی نیست که هیچ‌وقت به هیچ درخواستی بله نگویید؛ بلکه به این معنی است که مرزهای مهارشدنی برای تقویمتان در نظر بگیرید.
این اصل برگرفته از کتاب «انجام امور» اثر دیوید آلن است که این‌گونه تعریف شده است:
از دیدگاه کاربردی، مرور کارها از سه بخش تشکیل شده است: شفافیت و استفاده از زمان حال و خلاقیت. شفافیت پردازش کل اطلاعات را تضمین می‌کند. زندگی در لحظه یا زمان حال هم تضمین می‌کند تمام نقشه‌ها یا فهرست‌ها به‌روز هستند. خلاقیت هم به‌صورت خودکار با انجام دو بخش اول به‌دست می‌آید.
بنابراین، قبل از پرکردن تقویم با ملاقات‌های تکراری، مرور هفتگی خود را بدین‌صورت انجام دهید:
زومیت
